摘要: 　　第16届亚运会是一届“精彩绝伦的亚运会”。来自亚洲45个国家和地区的运动员、教练员和来宾团结交流、顽强拼搏、激情飞扬，共同铸造并见证了亚洲体育运动的新成就。本届亚运会深刻融入了岭南文化与广州城市的精神，也是现代项目管理理念与中国传统管理文化有机的结合，它将永远成为亚运会历史上的宝贵财富。广州亚运会给我们留下了丰富的文化遗产，也为今后筹备大型公众活动以及提高政府公共项目管理能力提供了有益的借鉴。为此，本刊主编张星明借参加“广州亚运会、亚残运会开闭幕式项目群管理成果总结研讨会”之机，专访了本届亚运会开闭幕式现场副总指挥、广州市政府副秘书长古石阳先生。　　《项目管理技术》：成功组织亚运会这样重大项目需要强力的组织，让人惊喜的是，组委会主动引入了现代项目管理的理念，并进行了成功的实践，请您谈一下对此的体会。　　古石阳：广州亚运会是一项国际性的活动，从筹划到整个赛事过程的运转，都希望能借鉴和学习国外大型运动赛事的先进经验，所以在开始筹备时就决定引入现代化的　　管理思想。但由于对项目管理的理论学习不够，对项目管理的方法、手段和工具理解不足，所以开始的时候，对项目管理的实践不是特别顺畅。后来组成了项目管理专家团队，并借助专家团队的智慧，成功地组织了本届亚运会开闭幕式。　　对于我们来说，对项目管理的认识也是有过程的。一开始对开闭幕式工作的复杂性和艰巨性认识不足，操作过程中发现，它是一项规模巨大、结构复杂、涉及项目繁多的浩大工程，不能等同于一般项目，它有市场化的部分，也涉及到政府和社会的方方面面，如果不通过项目管理实现大统筹、大协调的团队化运行，开幕式搞起来会相当困难。它就像一个集团军战役，是任何一个兵种都无法单独完成的艰巨任务。　　过去，体育赛事常作为一个任务来抓，传统做法是部门职能化，这导致传统的体育项目管理往往只注重单个任务的完成，不考虑整体的协调、配合，容易产生不必要的摩擦，导致人力、物力、财力等低效率。而这次亚运会开闭幕式则通过现代项目管理方式，将整开闭幕式任务细化分解到每个项目组，但是每项任务、每个职能部门的密切相关性，决定了部门之间必须沟通协作，实现无缝对接，而按照传统的部门化运作是无法协调的。比如巡游，改造过的船要经过海事部门认定是否符合航运标准，此外还涉及到航道、码头、公安等很多相应的管理部门，这不是负责创意的公司一个团队能完成的。我们根据巡游的目标进行任务分解，看涉及到哪些部门，就要求这些部门安排相应的领导和业务人员加入这个团队。　　《项目管理技术》：本届亚运会开闭幕式给人们留下了深刻而难忘的印象，如果没有精心的组织和卓越的项目管理团队几乎是难以做到的。请您谈谈项目管理专家团队在其中所发挥的作用？　　古石阳：为了筹备亚运会，我们其实也聘请了很多管理专家，但一开始专家资源比较分散，处于不同的部门，后来整合到一起形成项目管理专家团队，与我们的办公室（组委会的综合协调部门）融为一体，开始发挥巨大的能量。在整个过程中，我们紧紧地依靠专家团队。　　这些项目管理专家在整个活动过程中发挥了至关重要的作用。一是培训我们团队的各层次人员，增强了大家对项目管理的认识；二是直接利用项目管理的工具，对整个项目的整合、文件的形成（监控报告）、项目的流程推进等方面进行科学管理，提高了工作效益；三是项目管理专家团队不仅是咨询人员，也是计划协调处的一员，两种身份合一，可以直接发出行政命令，提高了整个项目的推进效率。　　演出、仪式、巡游、焰火、礼宾、交通、场地保障、场地服务、安保……这些都是亚运会开闭幕式的核心内容，其他都是辅助部分。通过项目管理专家团队的协调，加上各级政府部门领导的大力支持，各项目间做到了有条不紊，运作有序。　　《项目管理技术》：与一般的项目群相比，本届亚运会开闭幕式的组织和管理方面有哪些创新和提高？　　古石阳：本届亚运会开闭幕式的组织工作，可谓是充分利用了现行体制优势，又有效地利用了现代项目管理理论，并成功实现两者的有机结合。如场地建设涉及到供电、供水、燃气部门，如果按照常态化的管理，分别沟通需要很多的精力。如果把这三部分和建设公司、场馆部管理部门放到一起，组成项目管理团队，就打破了物理空间的隔离，建设任务实施起来就很方便。在组织管理方面的创新可以总结为以下几点：第一，组织结构的创新。不是传统的行政管理组织模式，而是项目管理团队的模式。第二，职责划分区别于以往。不是按部门职责单一来完成，而是按项目团队成员的职责划定，按项目团队目标来考核，从而使领导力的执行很到位。第三，提升了政府公共服务能力。在大型社会公共活动中，项目管理的一个最大优越性就是提高政府的绩效，消除了行政管理各自为政，各管一摊的方式。第四，提高了政府部门运用现代项目管理的实践能力，培养了一批懂项目管理理论和实践的人才队伍。　　《项目管理技术》：本届亚运会是一次高水平、有特色的重大赛事，在组织中是如何将现代项目管理理念与中国传统管理文化有机地相结合的？　　古石阳：国外如果是一个项目管理咨询公司单独运作亚运会这样的项目，在中国绝对是做不起来的。一味模仿西方的管理经验是脱离中国国情的，国际上先进的管理理论必须与中国的国情相结合，脱离现有的行政管理体制、管理文化是不能成功的。　　组织项目管理专家团队，可以更好地发扬团队合作的精神，但团队的组建必须有政府各方面参与，政府在其中扮演很重要的角色。政府人员熟悉政府的传统运作管理方式，方便进行政府部门之间的协调，出现了重大问题、政策问题可上升到更高层次，这样可以更有助于发挥政府的资源优势进行解决。像广州亚运会，市政府安排的执行人员，既是政府的官员，也是组委会的官员，因为这种双重身份，可以利用两种资源的优势。　　没有先进的管理理论、组织结构和模式、管理方法和工具，就会形成巨大浪费。亚运会在开闭幕式的运作上实施了有中国特色的项目管理方法，由于实现了统一管理、统一规划，并且又能极大程度地做到有限资源的整合，提高了资源的利用效率，从而在最大程度上保障了开闭幕式顺利完成。　　《项目管理技术》：像亚运会这种大型社会活动项目，安全保障工作非常重要，在风险的控制方面都做了哪些工作？　　古石阳：现阶段，体育赛事的规模不断扩大，参与人数不断增多，各种不确定因素也随之增加，从而增加了风险程度。整个亚运会运作，风险控制方面有非常严密的预案。负责开闭幕式的每个团队在制订计划时，都要进行风险分析，对可能出现的每种情况都要有预案，而且要有现场运行手册。这样可以引导大家根据不同的情况做出相应的变通，在正式演出之前，也做了各种风险预案的演习。　　亚运会开幕式最大的风险是安保问题，巡游、开幕式演出，周边的高楼都是在涉情范围内，为此，安保方面做了100多个预案。从项目管理角度来讲，安保是个很特殊的问题。如果安保不能保证，那所有的计划就不能执行。把开幕式会场及其周边居民区的安保都纳入我们的项目管理团队中，又改变了安保系统的自有体系。可以说，安保系统和我们的项目团队有机地结合在了一起，保证了亚运会的正常进行。　　《项目管理技术》：本届亚运会在项目管理方面取得了哪些成果？对今后筹备类似的大型社会活动有哪些值得分享的经验？　　古石阳：转变了观念，培养了一批懂得项目管理的理论和实践的人，通过实践总结了一套成熟的、大型活动组织管理上可借鉴的规律性的模式。保留亚运会筹办过程中的经验、文档和过程痕迹，也算是部分宝贵的历史遗产吧。